凡用于檢定、校準(zhǔn)、檢測的儀表設(shè)備，包括計量標(biāo)準(zhǔn)器具、標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)、配套設(shè)備、環(huán)境監(jiān)測設(shè)備、電源、工具、附件、計算機(jī)軟件等，都應(yīng)建立儀表設(shè)備檔案，對可能做到的給以唯一性標(biāo)識。
唯一性標(biāo)識是對本單位儀表設(shè)備給以統(tǒng)一的儀表設(shè)備標(biāo)識。一個儀表設(shè)備標(biāo)識與一臺儀器設(shè)備唯一對應(yīng)。這個儀表設(shè)備標(biāo)識是單位內(nèi)部對本單位儀表設(shè)備管理的唯一標(biāo)志，不是儀表設(shè)備的出廠編號。根據(jù)本單位管理的需要在儀表設(shè)備標(biāo)識中用不同的字母或數(shù)字，能夠反映儀表設(shè)備的種類(如計量標(biāo)準(zhǔn)器具、一般測量儀表)、所屬專業(yè)(如力學(xué)、電學(xué)、長度等)、型式(如固定式、便攜式)等，再加流水號。唯一性標(biāo)識應(yīng)粘貼在機(jī)身上，并在儀表設(shè)備數(shù)據(jù)庫和其他計算機(jī)管理系統(tǒng)中作為儀器設(shè)備的代碼。
用于檢定或校準(zhǔn)的每項計量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)按JJF 1033-2016《計量標(biāo)準(zhǔn)考核規(guī)范》的要求建立文件集。
應(yīng)建立并保存對檢定、校準(zhǔn)和檢測有重要影響的每一臺儀表的儀表設(shè)備檔案。根據(jù)設(shè)備的復(fù)雜程度和影響的重要性，其儀表設(shè)備檔案可以有不同的要求，但至少應(yīng)包括儀表設(shè)備基本情況的記錄(如儀表設(shè)備名稱、唯一性標(biāo)識、制造廠名、出廠編號、型號規(guī)格、測量范圍、特別技術(shù)參數(shù)要求、最大允許誤差或準(zhǔn)確度等級等)。根據(jù)需要還可包括購置申請、訂貨合同、驗收記錄、產(chǎn)品合格證、使用說明書、歷年檢定證書、校準(zhǔn)證書、使用記錄、維修保養(yǎng)記錄、損壞故障記錄、修理改裝記錄、保管人變更記錄、存放地點或變更記錄、報廢記錄等。根據(jù)需要可建立儀表設(shè)備數(shù)據(jù)庫，用計算機(jī)管理設(shè)備記檔案。無論采取何種方式，應(yīng)有專人管理儀表設(shè)備檔案，并及時更新儀表設(shè)備檔案內(nèi)容，使之能準(zhǔn)確反映設(shè)備的真實情況。檔案要妥善保管，科學(xué)管理，便于檢索，有借閱規(guī)定，要保證檔案的完整和安全。
